Porządkowanie dokumentacji

      

      Aktualnie jestem na V roku studiów magisterskich na kierunku Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją.  Wiele osób, które spotykam na swojej drodze nie wiedzą na czym polega ten kierunek oraz zadają pytanie: „Co to właściwie jest?”. Nikt nie wie, że każdy z nas jest po części archiwistą, ponieważ każdy prowadzi w domu swoje archiwum. Ludzie już od tysięcy lat świadomie utrwalają informację oraz ją przechowują za pomocą pisma, obrazu i dźwięku. Archiwistyka tak jak technologia idą do przodu, dlatego już dzisiaj można zapisywać swoje myśli przy pomocy kodu binarnego na informatycznych nośnikach danych lub w chmurze. Dzięki moim studiom dowiaduje się jak funkcjonują współczesne archiwa, m.in. instytucje, komórki organizacyjne działające w większości polskich instytucji i zbiory danych w formie cyfrowej. Uczę się także wyszukiwania potrzebnych mi informacji na temat archiwów i archiwaliów dla różnych celów, praktycznych jak i naukowych. Dowiaduje się jak czytać daną dokumentację, jak wygląda praca archiwisty „od kuchni” oraz w jaki sposób korzystać z nowoczesnych narzędzi zarządzania dokumentacją, instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i współczesnego sprzętu biurowego. Studia przygotowują mnie także do sprawnego organizowania biurowości. Po skończeniu archiwistyki mogę podjąć pracę w archiwach historycznych, zakładowych lub składnicach akt, które działają w każdym urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie, urzędach, biurach i kancelariach na stanowisku menadżera procesu zarządzania dokumentacją i organizatora pracy biurowej, prywatnych przedsiębiorstwach,…. W tym artykule chciałabym Wam przedstawić jak w prosty sposób porządkować dokumentację archiwalną i niearchiwalną. Niby nic w tym trudnego i nie potrzebne są do tego żadne studia, ale czy na pewno?

            Na początek – na czym polega porządkowanie dokumentacji? Otóż polega to po prostu na włożeniu dokumentacji do teczek w odpowiednim ułożeniu (alfabetycznie, datami). Muszą zostać one dobrze zawiązane, aby nic z nich nie wypadło. Dokumenty wewnątrz teczek powinny zostać ponumerowane, a na ich okładkach należy zapisać liczbę zawartych stron oraz rodzaj dokumentów. Niby nic trudnego, prawda? Porządek w dokumentach przynosi same korzyści. Prawidłowe przechowywanie dokumentacji zapewnia im bezpieczeństwo oraz pełną kontrolę nad dalszym obiegiem dokumentów czy w domu czy w Waszym przedsiębiorstwie. Jeśli pracujecie w danej instytucji, to z pewnością wpływa to także na Waszą pracę. Dlaczego? Ponieważ uporządkowana dokumentacja pozwala na to aby nie tracić czasu na poszukiwanie potrzebnych Wam akt. Wiąże się z tym także oszczędność miejsca w biurze i estetyka.

I tutaj zaczyna się cała zabawa. Ponieważ my archiwiści oprócz wkładania i numerowania stron musimy także przeprowadzić pewne działania, które mają na celu sprawdzenie stanu zachowania dokumentacji wewnątrz teczki, jej system kancelaryjny według którego powstał oraz sposoby systematyzacji i przechowywania tegoż zespołu. Musimy także zebrać materiały pomocnicze na podstawie których powstał dany zakład pracy i w jaki sposób określono jego organizację, nadano statut organizacyjny, podział czynności, instrukcje kancelaryjną i wykaz akt. 

             Dodatkowo musimy także podzielić dokumenty na dwie kategorie: archiwalna i niearchiwalna. Materiały archiwalne otrzymują kategorię A, czyli są to dokumenty, które przechowywane są wieczyście. Wieczyście, czyli długowiecznie, nieśmiertelnie 😊 Jakie dokumenty zaliczają się do tej kategorii? Na przykład księgi stanu cywilnego, akta sądowe, rejestry publiczne (hipoteki), oryginały map, planów i dokumentacja techniczna. Drugi rodzaj dokumentacji, czyli niearchiwalna oznacza się kategorią B. Ta kategoria posiada dany okres przechowywania dokumentacji, po przekroczeniu tych lat, dokumentacja zostaje wybrakowana. Przykładem dokumentacji tej kategorii są świadectwa szkolne, dokumentacja pracownicza i protokoły egzaminacyjne. Kategoria B posiada trzy grupy. 

            Pierwsza grupa to kategoria B, której towarzyszą liczby, np. B5, B10 lub B25. Te liczby oznaczają lata, przez które dokumentacja może być przechowywana w danym archiwum. 

            Druga grupa to kategoria Bc, czyli dokumentacja, która ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Kiedy nie jest już potrzebna, zostaje przekazana do brakowania. 

            Trzecia grupa to kategoria BE z dodatkiem liczby, np. BE10. Ta kategoria oznacza dokumentację, która w tym przypadku po 10 latach jest poddawana ekspertyzie przez archiwa państwowe. Ekspertyza dokonuje często zmiany kategorii dokumentacji i może ją uznać za materiały archiwalne.

            Chciałabym teraz przejść do najlepszej części, o której wspomniałam już wyżej, czyli do przechowywania dokumentów w teczkach. Ale nie muszą być to tylko i wyłącznie teczki, mogą to także segregatory i pudła. Kiedy już do naszej dokumentacji zostanie przydzielona odpowiednia kategoria, należy ją posegregować według chronologii i umieścić w koszulkach, żeby ochronić ją przed różnymi niepożądanymi zniszczeniami. Dokumenty, które mogą szybko wyblaknąć, np. paragony należy zeskanować przed schowaniem. Aby zapewnić sobie oszczędność czasu, bieżącą dokumentację należy uporządkować w segregatorach, tak aby mieć do niej szybki dostęp. Brzegi segregatorów należy opisać i uporządkować chronologicznie lub alfabetycznie. Natomiast dokumenty, które przechowujemy w kategorii B, mogą zostać w teczkach lub pudłach. Je także musimy odpowiednio podpisać.

            Właściciele przechowywanej dokumentacji powinni zapewnić dla niej odpowiednie bezpieczeństwo. W pomieszczeniu, w którym jest przechowywana powinien znajdować się monitoring, system alarmowy i instalacja przeciwpożarowa. Pomieszczenie powinno być także odgrodzone od światła dziennego, w oknach powinny znajdować się kraty i specjalne rolety nieprzepuszczające światła. Temperatura również jest ważna i powinna osiągać max 14-18 stopni Celsjusza. W zależności od tego jaką przechowujemy dokumentację w swoich archiwach odpowiednia jest do tego temperatura oraz wilgotność powietrza. 

            I to już wszystkie moje wskazówki dotyczące przechowywania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej. Aby zaoszczędzić sobie niepotrzebnych nerwów dobrze by było uporządkować swoją dokumentację według tych praktycznych porad. 😊